Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer in Österreich

Welche Buchhaltungssoftware bietet das beste Angebot für Kleinunternehmer, EPUs, Selbstständige und Freelancer? Wir finden es für dich heraus.

Eine effiziente Buchhaltungsprogramm ist für österreichische Kleinunternehmer unerlässlich, um den administrativen Aufwand zu minimieren und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Sie ermöglicht eine strukturierte Finanzverwaltung, unterstützt bei der Erstellung von Steuererklärungen und bietet einen klaren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens.

Ist eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen Pflicht?

In Österreich sind Kleinunternehmern nicht verpflichtet, eine spezifische Buchhaltungssoftware zu verwenden. Allerdings sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß zu dokumentieren und aufzubewahren. Dies gilt für alle:

Rechnungen, die an andere Firmen ausstellst
Belege mit steuerlichen Auswirkungen

Laut BAO reicht es nicht Rechnungen als PDF in einem Ordner abzuspeichern. Du musst technisch sicherstellen, dass diese nachträglich nicht mehr geändert werden können. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt dich bei der Einhaltung der BAO. Ansonsten musst du bspw. CDs mit deinen Rechnungen erstellen und 7 Jahre aufbewahren.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen: Vergleich

FreeFinance

Wachstum? Kein Problem!

Kosten: ab 10€ bis zu 44€ pro Monat

Ideal für: Unternehmer, die eine preiswerte und umfangreiche Lösung suchen, die sie auch bei den ersten Mitarbeitern nicht wechseln müssen.

Wieso FreeFinance für Kleinunternehmer geeignet ist:

FreeFinance ist eine österreichische Buchhaltungssoftware, die sich besonders für Kleinunternehmer eignet. Die Software deckt alle wesentlichen Funktionen ab, die im unternehmerischen Alltag gebraucht werden – etwa die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Rechnungsstellung oder Belegerfassung. Auch die verpflichtende Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) lässt sich direkt über die integrierte FinanzOnline-Schnittstelle abwickeln.

FreeFinance richtet sich nicht nur an Selbstständige aus bestimmten Branchen, sondern funktioniert branchenübergreifend – vom klassischen EPU über Dienstleister bis hin zu kleinen Handwerksbetrieben. Wer eine in Österreich entwickelte Lösung mit lokalem Fokus sucht, findet hier ein solides Werkzeug ohne unnötigen Ballast.

Vorteile

Optimiert für österreichische Gesetzgebung
Einfache UVA Meldungen
Flexible und mehrsprachig Rechnungen erstellen
Automatischer Bankabgleich und intuitive Belegverwaltung
Updates zu Gesetzesänderungen
BAO konform

Nachteile

informer

Modern & Nachhaltig

Kosten: ab 0€ bis zu 45€ pro Monat

Ideal für: Jungunternehmer und nachhaltigkeitsbewusste Menschen: In den ersten Monaten deiner Selbstständigkeit kannst, du informer 12 Monate kostenlos nutzen.

Wieso Informer für Kleinunternehmer geeignet ist:

Informer bietet eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware, die sich besonders an Unternehmer richtet, die wenig Erfahrung mit Buchhaltung haben. Die Kombination aus einer modernen, übersichtlichen Benutzeroberfläche und dem direkten Zugang zu Beratung per Chat macht den Einstieg leicht – vor allem für Einsteiger, die sich bei buchhalterischen Fragen schnell unsicher fühlen.

Was beim ersten Blick auf der Website fehlt, ist eine transparente Information zur BAO-Konformität (also ob die Software den österreichischen Aufzeichnungspflichten entspricht). Auf Nachfrage wurde jedoch bestätigt: Informer erfüllt laut eigenen Angaben die Anforderungen der BAO.

Für Kleinunternehmer, die Wert auf einfache Bedienung und schnellen Support legen, kann Informer eine interessante Option sein.

Vorteile

Nachteile

sevdesk

EPU-Experte aus Deutschland

Kosten: ab 20,90€ bis zu 34,90€ pro Monat (aktuell für 10,45€)

Ideal für: Unternehmer, die keine Lust auf lange Einarbeitungszeit und Tutorials haben.

Wieso sevdesk für Kleinunternehmen geeignet ist:

sevDesk gehört zu den bekanntesten Buchhaltungssoftwares im deutschsprachigen Raum. Die Benutzeroberfläche ist modern, der Einstieg gelingt schnell, und besonders das Schreiben und Verbuchen von Rechnungen ist einfach umgesetzt – ideal für Selbstständige, die effizient loslegen wollen.

Allerdings wurde sevDesk für den deutschen Markt entwickelt. Es gibt keine BAO-Zertifizierung und auch keine Anbindung an FinanzOnline. Stattdessen erfüllt die Software die deutschen GoBD-Vorgaben und bietet eine Schnittstelle zum deutschen Finanzamt.

Wer sevDesk in Österreich nutzen möchte, sollte sich dieser Einschränkungen bewusst sein – gerade, wenn es um rechtliche Konformität und automatisierte Prozesse geht.

Vorteile

Automatisierte Belegerkennung und Synchronisation mit Bankkonten
Flexible und mehrsprachig Rechnungen erstellen
Belegerkennung via KI
Einfache Benutzeroberfläche, auch für Anfänger geeignet
DSGVO-konforme Datenspeicherung
Einfache und intuitive Bedienbarkeit

Nachteile

ProSaldo

Dein Partner für den Start

Kosten: ab 19€ bis zu 55€ pro Monat

Ideal für: Kleine Unternehmer, die ihre erste Buchhaltungssoftware suchen und nicht vorhaben bald Mitarbeiter zu beschäftigten

Wieso wir sie ausgewählt haben:

ProSaldo deckt alle wichtigen Buchhaltungsfunktionen ab – von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung über Belegerfassung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung. Die Software wurde gezielt für den österreichischen Markt entwickelt, wodurch viele rechtliche Anforderungen wie die BAO automatisch mitgedacht sind.

Im Vergleich zu FreeFinance wirkt die Benutzeroberfläche moderner und aufgeräumter. Wer keine Lohnverrechnung oder Registrierkasse benötigt, findet in ProSaldo eine einfache und rechtssichere Lösung für den Kleinunternehmer-Alltag.

Vorteile

Nachteile

FastBill

Top Rechnungserstellung & Belegserfassung

Kosten: ab 9€ bis 59€ pro Monat

Ideal für: Kleinunternehmen, die Rechnungen schreiben und Belege einfach Erfassen wollen und UVA und E/A eher Nachrangig für dich sind.

Wieso wir sie ausgewählt haben:

FastBill legt den Schwerpunkt auf einfache Belegerfassung und Rechnungserstellung. Belege lassen sich mobil scannen, und KI-Funktionen unterstützen bei der Verarbeitung. Auch automatisierte Rechnungsabläufe sind möglich – das spart Zeit im Alltag.

Allerdings ist FastBill auf den deutschen Markt zugeschnitten. Eine BAO-Konformität oder Anbindung an FinanzOnline fehlt, weshalb Nutzer in Österreich rechtliche Vorgaben selbst im Blick behalten müssen.

Vorteile

Nachteile

Keine direkte Anbindung an FinanzOnline
Weniger spezifische Anpassungen für österreichische Unternehmen
Nicht BAO Zertifiziert
Sehr starker Fokus auf Rechnungen und Belegen (kein guter Allrounder)
Keine Lohnbuchhaltung

Die besten Angebote für Kleinunternehmer, EPUs und Freelancer


Name	FreeFinance	sevdesk	ProSaldo	informer
Kosten pro Monat	ab 10€	ab 10,45€	ab 19€	ab 15€
Testzeitraum	30 Tage	14 Tage	30 Tage	bis zu 12 Monaten
Rechnungen erstellen	ja	Ja	ja	ja
Belege erfassen	ja	ja	ja	ja
Online Banking	ja	teilweise	ja	ja
Zugriff für Steuerberater	ja	ja	ja	ja
E/A-Rechnung	ja	ja	ja	ja
Finanzamtsmeldungen (UVA)	ja	nein	ja	ja
Doppelte Buchführung	ja	ja	ja	ja
Lohnverechnung	nein	nein	nein	nein
Urteil der Redaktion	Super für österreichische EPUs und KMUs	Beste Benutzeroberfläche, einfach zu bedienen	Super für österreichische EPUs und KMUs	Ideal für Einsteiger und geringes Rechnungsvolumen
	Zum Anbieter	Zum Anbieter	Zum Anbieter	Zum Anbieter

Gesetzliche Buchführungspflichten für Kleinunternehmer:innen

Für Unternehmen, die in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz von jeweils mehr als 700.000 Euro erzielen, besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Unterhalb dieser Grenze können Unternehmer:innen die einfachere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzen.

Auch wenn keine Verpflichtung zur doppelten Buchführung besteht, müssen Kleinunternehmer:innen ihre Einnahmen und Ausgaben lückenlos und nachvollziehbar aufzeichnen. Dies beinhaltet die Einzelaufzeichnungspflicht und die Belegerteilungspflicht bei Barumsätzen. Zusätzlich müssen Unternehmen bei einem Jahresumsatz über 15.000 Euro und Barumsätzen über 7.500 Euro eine elektronische Registrierkasse verwenden.

Welche Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen bieten?

Bei der Auswahl der besten Buchhaltungssoftware sollten folgende Funktionen berücksichtigt werden:

Digitale Belegverwaltung: Möglichkeit, Belege digital zu erfassen, zu kategorisieren und sicher zu archivieren.
Automatisierte Rechnungsverwaltung: Unterstützung bei der Erstellung, dem Versand und der Nachverfolgung von Rechnungen, inklusive automatischer Zahlungserinnerungen.
Einfache Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Automatische Generierung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung basierend auf den erfassten Daten.
Integration von Online-Banking: Direkte Anbindung an Bankkonten zur automatischen Erfassung von Transaktionen und Abgleich mit offenen Posten.
Mehrwertsteuerberechnung und -meldung: Automatische Berechnung der Umsatzsteuer und Unterstützung bei der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung durch Schnittstelle zu FinanzOnline.
Schnittstellen zu Steuerberater:innen: Einfache Datenexporte oder direkte Zugriffsrechte für Steuerberater:innen zur effizienten Zusammenarbeit.

Ein weiterer Vorteil ist die Auszeichnung der Software als BAO Konform, da du dich dadurch etwas mehr auf die Software verlassen kannst.

Wichtiger Hinweis: Die auf dieser Seite bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich der Unterhaltung und Information. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen wird keine Haftung oder Gewähr übernommen. Wir drücken in unseren Inhalten eine persönliche Meinung aus. Das Lesen unserer Texte ersetzt keine Beratung eines Experten und jede Umsetzung erfolgt auf eigene Verantwortung.
Die Texte ersetzen keinesfalls eine rechtliche Beratung. Die Abstimmung mit einem Steuerberater wird von uns ausdrücklich emfpohlen.

Häufige gestellte Fragen (FAQs)

Welche Analysekriterien wurden zur Bewertung der Buchhaltungssoftware herangezogen?

Wir können dir nicht sagen was für dich die beste Lösung ist, denn jede Software bietet andere Vorteile. Darum versuchen wir in unserer Analyse ein möglichst breites Feld an Kriterien zu überprüfen. Dazu zählt:

Preis
Funktionsumfang
Rechtssicherheit (BAO, DSGVO, ect.)
Österreich spezifischen Anforderungen (UVA, Banken, FinanzOnline ect.)
Einfache Bedienbarkeit (Benutzeroberfläche, Support)
Fähigkeit mit Veränderungen im Unternehmen klarzukommen

Letztes Update des Inhalts: 25.03.2025