Buchhaltungssoftware wechseln:

So klappt es auch unterjährig

Für viele Unternehmer ist der Wechsel der Buchhaltungssoftware eine große Herausforderung. Traditionell denkt man, dass ein solcher Wechsel nur zum Jahresende möglich oder sinnvoll ist. Doch das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Auch mitten im Jahr kannst du die Buchhaltungssoftware wechseln – und das sogar mit vielen Vorteilen. In diesem Artikel erfährst du, warum der Wechsel auch unterjährig möglich ist und wie du diesen erfolgreich umsetzt. Wir werfen einen Blick auf wichtige Voraussetzungen, steuerliche und rechtliche Anforderungen, die zu beachtenden Daten sowie die enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Abschließend zeigen wir dir, wie du häufige Probleme beim Wechsel vermeidest und das Ganze stressfrei und erfolgreich durchführst.

Wie ein unterjähriger Wechsel der Buchhaltungssoftware möglich ist

Du fragst dich vielleicht, warum du die Buchhaltungssoftware nicht einfach zum Jahresende wechseln kannst, wie es häufig empfohlen wird. Der Hauptgrund, warum viele den Wechsel auf den Jahresbeginn verschieben, ist die Annahme, dass es notwendig sei, ein abgeschlossenes Buchungsjahr in einem System zu haben. Doch das ist nicht korrekt. Ein unterjähriger Wechsel ist durchaus möglich – und manchmal sogar die bessere Wahl.

Ein unterjähriger Wechsel hat sogar einige klare Vorteile. Zum einen sind Steuerberater und Buchhalter zum Jahresende oft stark ausgelastet, da Jahresabschlüsse und Steuererklärungen anstehen. Das bedeutet, dass du außerhalb der Hochsaison im Sommer oder zu anderen ruhigeren Zeiten möglicherweise schneller Unterstützung bekommst. Zum anderen kann es für dich als Unternehmer vorteilhaft sein, den Wechsel in einer ruhigeren Geschäftsphase vorzunehmen, in der du mehr Zeit und Ruhe hast, dich mit der neuen Software auseinanderzusetzen, ohne unter Zeitdruck zu stehen. Falls du noch nicht sicher bist zu welcher Lösung du wechseln möchtest haben wir hier den umfangreichen Vergleich österreichischer Buchhaltungssoftware.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass der Wechsel auch dann problemlos möglich ist, wenn alle Geschäftsvorfälle ordentlich und vollständig erfasst wurden. Das bedeutet, dass es keine „Lücken“ in der Buchführung gibt, unabhängig davon, wie viele Softwarelösungen du im Laufe des Jahres verwendet hast. Mit einer sorgfältigen Vorgehensweise kannst du jederzeit problemlos umsteigen und hast weiterhin Zugriff auf sämtliche Buchhaltungsdaten.

Es gibt also keinen zwingenden Grund, mit dem Wechsel bis zum Jahresende zu warten. Ein gut geplanter, unterjähriger Wechsel kann deutlich weniger stressig und viel effektiver sein.

Buchhaltungssoftware wechseln: Planung und Vorraussetzungen

Damit der Wechsel deiner Buchhaltungssoftware unterjährig reibungslos gelingt, ist eine sorgfältige Planung entscheidend. Hier sind die wesentlichen Schritte, die du beachten solltest:

1. Wähle den richtigen Stichtag

Der Zeitpunkt des Wechsels ist entscheidend. Am besten wählst du ein Ende eines Monats oder Quartals als Stichtag. So kannst du sicherstellen, dass du einen vollständigen Zeitraum in einem System abgebildet hast, was besonders für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen wichtig ist. Beispielsweise, wenn du deine Umsatzsteuer-Voranmeldungen quartalsweise abgibst, ist ein Wechsel zum Quartalsende ideal.

2. Aktualität der Buchhaltung

Bevor du den Wechsel vornimmst, stelle sicher, dass die Buchhaltung im alten System auf dem neuesten Stand ist. Alle Belege bis zum Wechselstichtag müssen verbucht und abgestimmt sein – also Bank- und Kassenbuchungen, Debitoren und Kreditoren sollten vollständig sein. Korrekturen oder Nachbuchungen können zwar auch im neuen System vorgenommen werden, aber es ist immer besser, wenn der alte Zeitraum abgeschlossen ist, um Klarheit zu schaffen.

3. Export der Daten aus dem alten System

Das alte System sollte dir Exportmöglichkeiten bieten. Besonders wichtig sind Auswertungen wie Saldenlisten und Journale. Du benötigst diese Daten, um die Eröffnungsbuchungen im neuen System vornehmen zu können. Bei vielen Buchhaltungssoftwares kannst du beispielsweise Kontensalden oder Abschlussdaten exportieren, die als Grundlage für den neuen Anfangsbetrag dienen. Falls das alte System es zulässt, solltest du auch Stammdaten wie Kunden- und Lieferantenlisten als CSV oder Excel exportieren.

4. Vorbereitung des neuen Systems

Bereite das neue System auf die Datenübernahme vor. Dazu gehört das Einrichten des Kontenplans und das Übertragen der Salden aus dem alten System. Ggf. musst du auch die Kontonummern und Bezeichner anpassen, damit alles korrekt übertragen werden kann. Achte darauf, dass die Rechnungsnummern fortlaufend sind und sich nicht überschneiden, wenn du mit einem neuen Nummernkreis beginnst.

5. Testlauf und Schulung

Führe einen Testlauf durch, bei dem du die Salden des letzten Monats in das neue System importierst und die Auswertungen überprüfst. So kannst du sicherstellen, dass alles korrekt übernommen wurde, bevor du mit dem Echtbetrieb startest. Achte darauf, dass alle Anwender in der neuen Software geschult sind, damit die Umstellung ab dem Wechseltermin effizient und ohne Probleme erfolgt.

6. Ressourcen einplanen

Plane genügend Zeit und Personal ein. Ein Softwarewechsel ist arbeitsintensiv, daher solltest du für den Umstellungsmonat Pufferzeiten einplanen, falls es zu Verzögerungen oder unvorhergesehenen Problemen kommt. Informiere dein Team frühzeitig über den Ablauf und stelle sicher, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

Steuerliche und rechtliche Anforderungen (BAO, UGB)

Ein Wechsel der Buchhaltungssoftware unterliegt auch bestimmten steuerlichen und rechtlichen Anforderungen, die du unbedingt beachten musst, um keine Probleme mit den Behörden zu bekommen.

1. Lückenlose und nachvollziehbare Buchführung

Gemäß § 131 der Bundesabgabenordnung (BAO) muss deine Buchführung jederzeit lückenlos und nachvollziehbar sein. Das gilt auch während eines Softwarewechsels. Alle Geschäftsvorfälle müssen im Wechselzeitpunkt erfasst und korrekt abgebildet werden. Es dürfen keine Daten verloren gehen, und alle Buchungen müssen im neuen System weiterhin korrekt nachvollziehbar sein. Bitte achte auch darauf, dass die Rechnungsnummern weiterhin fortlaufend und eindeutig sind.

2. Unveränderbarkeit der Buchungen

Änderungen an einmal erfassten Buchungen dürfen nur mit entsprechender Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erfolgen. Wenn du Daten übernimmst oder korrigierst, muss klar ersichtlich sein, woher diese Daten stammen. Zum Beispiel kann der Text „Eröffnungsbilanz per [Datum]“ als Referenz in den Buchungen verwendet werden, um die Quelle der Zahlen nachzuvollziehen.

3. Aufbewahrungspflicht

Laut § 132 BAO und § 212 UGB musst du alle Buchhaltungsunterlagen und Belege mindestens sieben Jahre lang aufbewahren. Auch nach einem Softwarewechsel bleibt diese Pflicht bestehen. Es ist wichtig, dass die alten Daten für diesen Zeitraum verfügbar bleiben, auch wenn sie auf elektronischen Datenträgern archiviert sind.

4. Datenzugriff für Betriebsprüfung

Im Falle einer Steuerprüfung muss die Finanzbehörde Zugriff auf alle relevanten Daten haben. Auch nach dem Wechsel muss gewährleistet sein, dass die Daten des Prüfungszeitraums problemlos zugänglich sind. Bei einem unterjährigen Wechsel kann es sein, dass du zwei Datenexporte bereitstellen musst – einen für die alte Software und einen für das neue System.

Weitere Informationen zur BAO findest du einfach erklärt bei hier.

Datenübernahme: Welche Daten müssen übertragen werden?

Ein zentraler Punkt bei der Umstellung ist die Datenmigration. Welche Daten aus dem alten System müssen übernommen werden, und wie? Der Schlüssel liegt darin, nur die wichtigsten Daten zu übertragen, um die Buchhaltung im neuen System fortzuführen, ohne unnötige Details zu importieren. Die wesentlichen Daten, die du übertragen musst, umfassen:

• Eröffnungsbilanz und Kontensalden: Zum Wechselstichtag müssen die Salden der wichtigsten Konten übertragen werden, damit das neue System auf dem richtigen Stand startet.

• Bilanzkonten: Alle Bestandskonten, wie Kassen- und Bankbestände sowie Forderungen und Verbindlichkeiten, müssen mit den Werten zum Stichtag übernommen werden.

• Erfolgskonten: Du musst entscheiden, ob du alle Erfolgs- und Aufwandskonten des laufenden Jahres übertragen möchtest oder ob du nur das Ergebnis des ersten Halbjahres ins neue System importierst.

• Offene Posten: Alle offenen Rechnungen von Kunden und Lieferanten müssen im neuen System erfasst werden, damit du weiterhin Zahlungen zuordnen und Mahnwesen betreiben kannst.

• Kontenplan: Wenn das neue System einen anderen Kontenplan verwendet, musst du sicherstellen, dass alle Konten korrekt abgebildet sind.

Zusammenarbeit mit Steuerberatern

Ein Softwarewechsel betrifft nicht nur dein Unternehmen, sondern auch deinen Steuerberater oder Buchhalter. Eine enge Abstimmung ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Wechsel reibungslos verläuft. Dein Steuerberater kann dir wertvolle Hinweise zur Auswahl der Software und zur Datenübernahme geben. Zudem sollte der Steuerberater den Eröffnungsbestand im neuen System prüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt übernommen wurde.

Best Practices für eine reibungslose Umstellung

Um sicherzustellen, dass der Wechsel möglichst störungsfrei abläuft, solltest du einige bewährte Best Practices befolgen:

1. Plane den Wechsel frühzeitig und binde alle relevanten Parteien ein.

2. Wähle den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel, z. B. zum Monats- oder Quartalsende.

3. Sichere die alten Daten und dokumentiere alle wichtigen Informationen.

4. Arbeite Schritt für Schritt bei der Datenmigration und überprüfe die übertragenen Salden.

5. Nutze eine Übergangsphase mit parallel laufenden Systemen zur Kontrolle.

6. Führe regelmäßige Prüfungen und Kontrollen während und nach dem Wechsel durch.

Fazit

Ein unterjähriger Wechsel der Buchhaltungssoftware in Österreich ist nicht nur möglich, sondern kann unter bestimmten Umständen sogar vorteilhafter sein als der Umstieg zum Jahresende. Wichtig ist eine gründliche Planung und ein strukturiertes Vorgehen, damit die Buchhaltung weiterhin korrekt und vollständig bleibt. Mit der richtigen Vorbereitung und einer engen Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater kannst du sicherstellen, dass der Wechsel problemlos verläuft und du von der neuen Software effizient profitierst.